eDiscovery w postępowaniach śledczych i sądowych

eDiscovery to fundament współczesnych śledztw oraz postępowań sądowych, w których znaczna część dowodów istnieje wyłącznie w formie cyfrowej. Proces umożliwia nie tylko identyfikację i zabezpieczenie danych, ale przede wszystkim ich przekształcenie w wiarygodny materiał dowodowy, spełniający rygorystyczne wymogi prawne. Właściwe wykorzystanie eDiscovery ma bezpośredni wpływ na dopuszczalność dowodów, przebieg postępowania oraz jego wynik.

Najważniejsze wnioski z artykułu

• eDiscovery umożliwia zarządzanie dowodami cyfrowymi zgodnie z wymogami sądowymi.
• Dane elektroniczne (ESI) stanowią podstawę współczesnych postępowań.
• Właściwe zabezpieczenie danych (legal hold) umożliwia zachowanie danych w formie wymaganej do ich wykorzystania jako dowodu.
• Model EDRM porządkuje cały proces pracy z materiałem dowodowym.
• Narzędzia eDiscovery wspierają analizę i selekcję istotnych informacji.
• Automatyzacja i AI zwiększają efektywność przeglądu danych.
• eDiscovery wspiera zgodność z regulacjami (compliance) i ogranicza ryzyko prawne.

Czym jest eDiscovery?

eDiscovery (electronic discovery) to uporządkowany proces identyfikowania, zabezpieczania, gromadzenia oraz analizy danych elektronicznych (ESI – Electronically Stored Information) na potrzeby postępowań sądowych i śledztw. Jego istotą jest przekształcenie rozproszonych i często bardzo obszernych zbiorów danych cyfrowych w spójny, wiarygodny materiał dowodowy, który może zostać wykorzystany przed sądem lub organem regulacyjnym.

eDiscovery obejmuje cały cykl życia informacji od momentu ich zlokalizowania w systemach informatycznych organizacji, przez zabezpieczenie przed usunięciem, aż po jej analizę w toku postępowania i ostatecznie prezentację jako wynik prac. W dobie cyfryzacji uporządkowanie i właściwe zdefiniowanie procesu ma kluczowe znaczenie, ponieważ większość dowodów istnieje wyłącznie w formie elektronicznej.

Znaczenie eDiscovery w postępowaniach sądowych wynika bezpośrednio z jego wpływu na jakość i skuteczność materiału dowodowego.

Proces eDiscovery:

• zapewnia zgodność sposobu pozyskania danych z wymogami prawa,
• umożliwia zachowanie integralności informacji oraz ich metadanych,
• pozwala na szybkie odnalezienie kluczowych dowodów w dużych zbiorach danych,
• wspiera budowanie strategii procesowej poprzez wcześniejszą analizę materiału.

W polskim systemie prawnym rola eDiscovery stale rośnie. Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz karnego dopuszczają szeroki zakres dowodów cyfrowych, jednak ich wartość zależy od sposobu zabezpieczenia i przetwarzania. Nie tylko treść danych, ale również cały proces ich obsługi podlega ocenie sądu.

Istotną różnicą między dowodami tradycyjnymi a cyfrowymi jest ich złożoność. Dane elektroniczne występują w wielu formatach, często są rozproszone w różnych systemach (np. poczta, chmura, komunikatory), a dodatkowo zawierają metadane, które mogą mieć istotne znaczenie dowodowe. Jednocześnie są bardziej podatne na modyfikację lub utratę, a więc wymagają zastosowania zaawansowanych metod zabezpieczenia.

Z tego względu jednym z fundamentów eDiscovery jest zachowanie tzw. łańcucha dowodowego (chain of custody). Obejmuje on pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i w jaki sposób miał dostęp do danych oraz jakie operacje zostały na nich wykonane.

Jakie dane obejmuje eDiscovery

Zakres danych objętych procesem eDiscovery obejmuje wszystkie informacje przechowywane w formie elektronicznej, które mogą mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. To nie tylko dokumenty, ale również rozbudowane ekosystemy danych powstających w codziennej działalności każdej organizacji.

Do najczęściej analizowanych źródeł należą systemy poczty elektronicznej, komunikatory,  repozytoria dokumentów oraz dane przechowywane w środowiskach chmurowych. Istotne znaczenie mają także informacje pochodzące z urządzeń mobilnych, chatboty AI, kopii zapasowych oraz systemów transakcyjnych. Każde z tych źródeł może zawierać inne typy danych, które różnią się strukturą, formatem i poziomem trudności analizy.

Szczególną rolę w kontekście dowodowym odgrywają metadane, czyli dane opisujące inne dane. Obejmują one m.in. daty utworzenia i modyfikacji plików, autorów dokumentów czy historię zmian. W wielu przypadkach to właśnie metadane pozwalają odtworzyć chronologię zdarzeń lub wykazać manipulację informacjami.

Nie wszystkie dane elektroniczne mają jednak taką samą wartość dowodową. Ważna jest ich autentyczność oraz możliwość powiązania z przedmiotem postępowania. Dane nadmiarowe, niezwiązane ze sprawą, zwiększają koszty analizy i mogą utrudniać identyfikację istotnych informacji. Z tego względu proces selekcji danych stanowi jeden z najważniejszych etapów eDiscovery.

Coraz większym wyzwaniem stają się dane efemeryczne, czyli takie, które z założenia mają ograniczony czas przechowywania, jak wiadomości w aplikacjach czy funkcje automatycznego usuwania w komunikatorach. Ich nietrwałość powoduje, że szybkie podjęcie działań zabezpieczających może przesądzić o dostępności kluczowych dowodów.

W kontekście postępowań sądowych istotne jest również to, czy dane zostały pozyskane w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami oraz czy możliwe jest potwierdzenie ich integralności. Tylko wtedy mogą zostać uznane za pełnowartościowy materiał dowodowy. Już na etapie identyfikacji danych konieczne jest uwzględnienie zarówno ich znaczenia merytorycznego, jak i wymogów formalnych, które determinują ich wykorzystanie przed sądem.

Kluczowe etapy procesu eDiscovery

Standardem organizującym proces eDiscovery jest model EDRM (Electronic Discovery Reference Model), który zapewnia spójność działań oraz kontrolę nad jakością i wiarygodnością materiału dowodowego.

Każdy etap procesu pełni odrębną funkcję i wpływa na końcową wartość dowodową danych. Pominięcie lub nieprawidłowe przeprowadzenie któregokolwiek z nich może skutkować utratą istotnych informacji albo podważeniem ich wiarygodności przed sądem.

Zgodnie z modelem EDRM, proces eDiscovery obejmuje następujące fazy:

• Information Governance – tworzenie zasad zarządzania informacją, które pozwalają szybko zlokalizować dane i ograniczyć ryzyko chaosu informacyjnego.
• Identification – wskazanie konkretnych źródeł danych i osób odpowiedzialnych za ich przechowywanie.
• Preservation (Legal Hold) – zabezpieczenie danych przed usunięciem lub modyfikacją np. poprzez formalne wstrzymanie procesów nadpisywania kopii zapasowych.
• Collection – pozyskanie danych w sposób zapewniający ich nienaruszalność, często z wykorzystaniem metod informatyki śledczej.
• Processing – uporządkowanie danych, usunięcie duplikatów oraz przygotowanie ich do dalszej analizy.
• Review – ocena dokumentów pod kątem ich znaczenia dla sprawy oraz identyfikacja informacji poufnych.
• Analysis – badanie zależności, wzorców komunikacji oraz kontekstu zdarzeń.
• Production – przygotowanie danych w odpowiednim formacie wymaganym przez sąd lub organ.
• Presentation – przedstawienie materiału dowodowego w sposób czytelny i zrozumiały dla organu orzekającego.

Każdy z tych etapów wpływa na ograniczenie wolumenu danych przy jednoczesnym zwiększeniu ich wartości informacyjnej. Proces rozpoczyna się od bardzo dużych zbiorów informacji, które są stopniowo filtrowane różnorodnymi metodami i narzędziami, aż do uzyskania niewielkiego, ale istotnego zestawu dowodów.

Narzędzia eDiscovery w praktyce postępowań sądowych

Narzędzia eDiscovery tworzą środowisko umożliwiające zarządzanie materiałem dowodowym. Rozwiązania takie jak RelativityOne, Microsoft Purview eDiscovery, Everlaw, Exterro, IBM eDiscovery Manager, Nuix czy EnCase eDiscovery pozwalają na przetwarzanie znacznych wolumenów danych przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad operacjami wykonywanymi na informacjach. Istotna jest także ich integracja z systemami organizacji, w tym usługami chmurowymi i narzędziami komunikacji. To umożliwia analizę danych bez konieczności ich rozproszonego kopiowania.

Systemy eDiscovery wspierają zaawansowane wyszukiwanie, analizę treści (w tym metadanych) oraz identyfikację powiązań między dokumentami. Dzięki temu możliwe jest szybsze wyodrębnienie istotnych informacji i uporządkowanie materiału dowodowego. Równie ważna jest możliwość eksportu danych w formatach wymaganych przez sądy oraz zachowania integralności danych.

Skuteczność wykorzystania tych narzędzi zależy jednak od doświadczenia w ich stosowaniu. W tym kontekście istotnym wyróżnikiem jest fakt, że w 2023 roku Questa została partnerem firmy Relativity jako pierwsza firma z Polski i Europy Środkowej. To potwierdzenie naszych kompetencji w zakresie realizacji zaawansowanych projektów eDiscovery, zważywszy że Relativity jest jedną z najbardziej rozpoznawalnych i cenionych firm w branży eDiscovery, a jej platforma od lat należy do liderów rynku.

Przeczytaj również: Na czym polega informatyka śledcza i kiedy się ją stosuje?

Zgodność z regulacjami i wymogami sądowymi

W kontekście regulacyjnym eDiscovery wspiera realizację obowiązków wynikających z przepisów takich jak RODO, które nakładają na organizacje konieczność przetwarzania danych w sposób zgodny z zasadą minimalizacji, integralności oraz rozliczalności. Każda operacja na danych (od ich identyfikacji po analizę) powinna być uzasadniona i odpowiednio udokumentowana.

Znaczenie eDiscovery widoczne jest również w kontekście postępowań sądowych. Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i karnego dopuszczają szeroki zakres dowodów elektronicznych, jednak ich wykorzystanie wymaga spełnienia określonych warunków. Dane muszą być autentyczne, niezmienione oraz pozyskane w sposób zgodny z prawem. Proces eDiscovery umożliwia spełnienie tych wymogów poprzez stosowanie ustandaryzowanych procedur oraz narzędzi zapewniających kontrolę nad integralnością informacji.

Istotnym obszarem zastosowania są także działania organów regulacyjnych, takich jak Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów czy Komisja Nadzoru Finansowego. W trakcie kontroli i przeszukań przedsiębiorstwa są zobowiązane do szybkiego udostępnienia danych, często w bardzo krótkim czasie. Organizacje, które posiadają wdrożone procesy eDiscovery, są w stanie efektywnie odpowiadać na takie wymagania, ograniczając ryzyko sankcji oraz zakłóceń operacyjnych.

Zaawansowane platformy eDiscovery (np. RelativityOne) wspierają również ochronę informacji poufnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa oraz komunikacji objętej tajemnicą zawodową (Legal Professional Privilege). Odpowiednie filtrowanie, redagowanie (redaction) i oznaczanie danych pozwala uniknąć nieuprawnionego ujawnienia wrażliwych informacji w trakcie przekazywania materiału dowodowego stronom trzecim. Z perspektywy organizacyjnej wdrożenie eDiscovery przekłada się na większą przejrzystość procesów oraz zdolność do wykazania zgodności działań w przypadku kontroli lub sporu. Możliwość odtworzenia historii operacji na danych oraz udokumentowania całego procesu ich przetwarzania stanowi istotny element budowania wiarygodności przed sądem i organami nadzorczymi.

Skuteczne eDiscovery w śledztwach i sporach

Efektywne wykorzystanie eDiscovery w śledztwach oraz postępowaniach sądowych wymaga połączenia wiedzy prawnej, informatycznej i doświadczenia biznesowego. Sam dostęp do narzędzi i znajomość funkcjonalności narzędzia nie gwarantuje sukcesu. Decydujące znaczenie ma sposób prowadzenia procesu, właściwa interpretacja danych oraz umiejętność przełożenia wyników analizy na spójny materiał dowodowy.

Organizacje, które traktują eDiscovery jako element strategii zarządzania ryzykiem, są lepiej przygotowane na sytuacje sporne i działania regulatorów. Pozwala to nie tylko szybciej reagować, ale również budować przewagę procesową poprzez wiarygodne i łatwe do przedstawienia przed sądem dowody. Szczególne znaczenie ma tu doświadczenie w prowadzeniu złożonych projektów, w których dane pochodzą z wielu źródeł i wymagają zaawansowanej analizy.

Najważniejsze elementy skutecznego wykorzystania eDiscovery obejmują:

• właściwe zaplanowanie procesu i dobór zakresu danych,
• zapewnienie integralności oraz pełnej dokumentacji działań,
• wykorzystanie zaawansowanych narzędzi analitycznych, w tym AI i automatyzacji,
• współpracę zespołów prawnych, IT i compliance,
• umiejętność przełożenia wyników analizy na materiał dowodowy.

Właśnie dlatego coraz więcej podmiotów decyduje się na współpracę z wyspecjalizowanymi partnerami. Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko błędów, skrócić czas postępowania oraz zwiększyć skuteczność działań dowodowych.

Questa, jako niezależna firma doradcza, wspiera organizacje na każdym etapie procesu eDiscovery. Zespół łączy praktykę dochodzeniową z zaawansowanymi narzędziami analitycznymi, co pozwala skutecznie pracować nawet na najbardziej złożonych zbiorach danych. Jeśli Twoja organizacja stoi przed wyzwaniem związanym ze śledztwem, audytem lub sporem sądowym, profesjonalne wsparcie w zakresie eDiscovery może przesądzić o jakości materiału dowodowego i końcowym wyniku sprawy.