Czym jest księgowość dochodzeniowa i kiedy warto ją stosować?

Księgowość dochodzeniowa (ang. forensic accounting) służy ustalaniu rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych wtedy, gdy same księgi i dokumenty nie dają pełnej odpowiedzi. Jej zadaniem jest nie tylko wykrycie rozbieżności w dokumentach finansowych, lecz przede wszystkim odtworzenie rzeczywistego przebiegu transakcji. Znaczenie takiej analizy dobrze pokazuje afera GetBack, w której śledztwo objęło m.in. zarzuty dotyczące fałszowania sprawozdań finansowych, wyprowadzania środków i transakcji kwestionowanych przez organy ścigania. Księgowość dochodzeniowa pozwala badać właśnie takie wielowątkowe zdarzenia poprzez łączenie danych finansowych i innych źródeł dowodowych.

Najważniejsze informacje z artykułu

• Księgowość dochodzeniowa pozwala odtworzyć rzeczywisty przebieg podejrzanych transakcji. Łączy rachunkowość i analizę finansową z audytem oraz technikami dochodzeniowymi.
• Forensic accounting nie bada całej księgowości, lecz podąża za konkretnym problemem. Analiza skupia się na wybranych transakcjach, zestawiając zapisy księgowe z niezależnymi źródłami oraz sprawdzając wiarygodność dokumentów.
• Badanie może ujawnić zarówno proste nadużycia, jak i złożone schematy finansowe. W ten sposób identyfikuje się m.in. defraudacje, fikcyjne faktury, manipulacje zapisami księgowymi, pranie pieniędzy czy mechanizmy korupcyjne.
• Im wcześniej rozpocznie się proces badania, tym większa szansa na zabezpieczenie pełnego materiału. Sygnałem do podjęcia działań mogą być np. niewyjaśnione przepływy pieniędzy lub rozbieżności między dokumentami.

Czym jest księgowość dochodzeniowa?

Księgowość dochodzeniowa to wyspecjalizowana dziedzina łącząca rachunkowość i analizę finansową z audytem oraz technikami dochodzeniowymi. Służy obiektywnemu ustalaniu przebiegu zdarzeń gospodarczych na podstawie dostępnych danych, w tym dokumentacji i zapisów księgowych.

Jej celem jest wykrywanie nieprawidłowości finansowo-księgowych oraz gromadzenie dowodów celem ich dalszej oceny. Analiza nie kończy się na stwierdzeniu, że kwoty lub zapisy są niespójne. Obejmuje odtworzenie powiązań między podmiotami i operacjami, wskazanie źródła rozbieżności oraz ocenę jej znaczenia dla badanego zdarzenia.

Z naszego doświadczenia wynika, że pojedynczy błąd często stanowi dopiero punkt wyjścia. Badamy jego przyczyny i mechanizm, a następnie określamy skalę oraz skutki. Pozwala to odróżnić omyłkę od działania wymagającego pogłębionego dochodzenia.

Jakie nieprawidłowości wykrywa księgowość dochodzeniowa?

Księgowość dochodzeniowa pozwala identyfikować różne rodzaje nadużyć finansowych, od przywłaszczenia środków po celowe zniekształcanie informacji finansowych zawartych np. w sprawozdaniach finansowych.

W Questa najczęściej zajmujemy się badaniem:

• oszustw finansowych, w których dokumenty lub dane służą do uzyskania nieuprawnionej korzyści,
• defraudacji, czyli bezprawnego rozporządzania środkami powierzonymi określonej osobie,
• przywłaszczenia majątku należącego do przedsiębiorstwa lub innego podmiotu,
• fikcyjnych faktur, które nie odzwierciedlają rzeczywistych dostaw lub usług,
• nietypowych transakcji, odbiegających od profilu działalności albo standardowego sposobu rozliczeń,
• prania pieniędzy, polegającemu na ukrywaniu pochodzenia środków poprzez odpowiednio zorganizowane operacje,
• mechanizmów korupcyjnych, w tym przepływów środków powiązanych z uzyskiwaniem nieuprawnionych korzyści.

Wiemy, że nietypowa operacja sama w sobie nie przesądza o nadużyciu. Może wynikać z błędu, niestandardowych warunków umowy lub uzasadnionej decyzji gospodarczej. Stanowi jednak sygnał do pogłębionej analizy. Dlatego też w naszej pracy oceniamy pełny kontekst badanego zdarzenia. Porównujemy dane z dokumentacją źródłową i rzeczywistym przebiegiem operacji, szukając przy tym powtarzalnych schematów. Dowiedz się więcej z artykułu Jak przeprowadzane są śledztwa gospodarcze.

Jaka jest rola księgowego śledczego?

Księgowy śledczy (ang. forensic accountant) ustala fakty na podstawie dokumentacji finansowej oraz innych dostępnych materiałów dowodowych. Rozpoznaje niespójności, odtwarza przebieg zdarzeń i wyjaśnia mechanizm badanego nadużycia.

Specjalista prowadzący analizę dochodzeniową:

• bada dokumentację objętą zakresem postępowania, w tym zapisy księgowe i transakcje,
• porównuje dane z różnych źródeł oraz identyfikuje rozbieżności i powiązania,
• zabezpiecza materiał w sposób pozwalający zachować jego wartość dowodową,
• interpretuje ustalenia z uwzględnieniem kontekstu gospodarczego oraz dostępnych informacji,
• odtwarza mechanizm nieprawidłowości, w tym sekwencję działań i przepływ środków,
• przedstawia metodykę i ustalenia wraz z ich podstawami w przejrzystym raporcie.

Praca ta wymaga wiedzy z zakresu rachunkowości i audytu, rozwiniętych umiejętności analitycznych i skrupulatności, a także wieloletniego doświadczenia. Równie istotna jest bezstronność. Księgowy śledczy powinien oceniać zarówno informacje potwierdzające przyjętą hipotezę, jak i materiały, które jej przeczą. Musi również rozumieć zasady postępowania z dowodami. Sposób pozyskania i zabezpieczenia danych nie powinien podważać wiarygodności ustaleń, podobnie jak sposób ich opisania, uzasadnienia i udokumentowania.

W Questa dbamy o najwyższą jakość procesu analitycznego. Każde istotne zdarzenie ma wskazaną podstawę źródłową, a wykonane czynności są odpowiednio udokumentowane. Dzięki temu przygotowywane przez nas raporty mogą wspierać decyzje przedsiębiorstwa czy prace kancelarii prawnych w postępowaniach sądowych.

Kiedy warto skorzystać z księgowości dochodzeniowej?

Księgowość dochodzeniowa “wkracza do gry”, gdy pojawia się konkretny sygnał ostrzegawczy jak np. niewyjaśniona różnica w rozliczeniach czy podejrzenie działania na szkodę spółki. Badanie ma wtedy pomóc ustalić przebieg zdarzeń, zabezpieczyć materiał dowodowy, zidentyfikować osoby lub podmioty zaangażowane w badane operacje oraz oszacować ich skutki finansowe.

Nie trzeba jednak czekać, aż dojdzie do nadużycia. Metody wykorzystywane w księgowości dochodzeniowej mogą służyć również prewencji, czyli analizie procesów szczególnie narażonych na oszustwa.

Zakres takiego badania powinien wynikać z problemu, który chcemy wyjaśnić. Zamiast analizować wszystkie operacje przedsiębiorstwa, można skoncentrować się na konkretnych obszarach czy transakcjach. Dzięki temu dochodzenie pozostaje ukierunkowane na dane, które rzeczywiście mogą pomóc potwierdzić lub wykluczyć postawione podejrzenia.

Jak księgowość dochodzeniowa pomaga ograniczać ryzyko nadużyć?

Dobrze przeprowadzone badanie nie powinno kończyć się tylko na ustaleniu, jak doszło do nadużycia. Równie ważne jest wykorzystanie tych ustaleń do szybszego wychwytywania podobnych zdarzeń w przyszłości.

Cały proces pozwala spojrzeć na system kontroli wewnętrznej przez pryzmat rzeczywistego zdarzenia. Pokazuje, które zabezpieczenia zawiodły i w jaki sposób sprawcy mogli obejść istniejące mechanizmy kontrolne.

Ustalenia z badania mogą prowadzić m.in. do:

• doprecyzowania zasad zatwierdzania transakcji,
• dokładniejszej weryfikacji dokumentów,
• ukierunkowanego monitorowania operacji finansowych,
• ustalenia jasnej ścieżki reakcji na sygnały ostrzegawcze.

Większej uwagi wymagają operacje, które powtarzają się i przypominają mechanizm nieprawidłowości ujawniony już wcześniej. Kryteria monitorowania powinny więc wynikać z profilu działalności firmy i zagrożeń rozpoznanych podczas badania.

Znaczenie ma również to, co dzieje się po wykryciu sygnału ostrzegawczego. Jeżeli firma z góry określi, kto ocenia zgłoszenie, kto zabezpiecza dane i kto podejmuje decyzję o dalszych czynnościach, zmniejsza ryzyko przeoczenia problemu lub utraty materiału potrzebnego do jego późniejszego wyjaśnienia.

Pamiętaj, że księgowość dochodzeniowa nie eliminuje ryzyka nadużyć. Pozwala natomiast przekładać wiedzę o sposobie działania sprawców na lepsze zabezpieczenia. Ponieważ procesy biznesowe i metody oszustw zmieniają się, kontrole powinny być okresowo weryfikowane i dostosowywane do aktualnego profilu ryzyka.

Księgowość dochodzeniowa w aferze GetBack

Afera GetBack pokazała, jak analiza przepływów finansowych może pomóc odtworzyć mechanizm zdarzeń, którego nie widać na poziomie pojedynczej transakcji.

GetBack zajmował się windykacją długów. Spółka kupowała od banków i innych instytucji pakiety niespłaconych wierzytelności, a następnie próbowała odzyskać od dłużników więcej pieniędzy, niż sama zapłaciła za ich przejęcie. W 2018 r. spółka utraciła płynność i przestała terminowo regulować swoje zobowiązania. Problemy GetBack dotknęły ponad 9 tys. osób, a wartość wierzytelności objętych układem wyniosła blisko 3,14 mld zł^[1].

Późniejsze analizy i postępowania zaczęły odsłaniać skalę problemów. Badano m.in. transakcje dotyczące pakietów wierzytelności i sposób ich wyceny, przepływy pieniędzy pomiędzy GetBackiem a innymi podmiotami oraz wydatki spółki. Przy wybranych fakturach sprawdzano nie tylko, czy zostały prawidłowo wystawione i zaksięgowane, ale również czy usługi, za które GetBack zapłacił, rzeczywiście zostały wykonane.

To dobrze pokazuje rolę księgowości dochodzeniowej. Sam zapis w księgach może informować, że spółka zapłaciła kontrahentowi określoną kwotę. Dopiero zestawienie faktury z umową, analizą powiązań, potwierdzeniem wykonania usługi, przepływem pieniędzy i innymi dokumentami pozwala ustalić, co faktycznie stało za daną transakcją i czy miała ona gospodarcze uzasadnienie. Takie analizy pomagają odtworzyć przebieg zdarzeń i wskazać operacje wymagające dalszego wyjaśnienia, choć same nie przesądzają o odpowiedzialności konkretnych osób.

Wsparcie Questa w księgowości dochodzeniowej

Questa wspiera przedsiębiorstwa i kancelarie prawne w prowadzeniu audytów śledczych. Pomagamy analizować dane finansowe i elektroniczny materiał dowodowy. Nasi specjaliści zdobyli doświadczenie w ponad 500 projektach o charakterze śledczym i sądowym. Zakres prac każdorazowo dostosowujemy do przedmiotu sprawy i dostępnych źródeł danych, uwzględniając potrzeby zespołu prawnego lub przedsiębiorstwa. Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwy zakres wsparcia w śledztwie gospodarczym, informatyce śledczej i wywiadzie gospodarczym.

^[1] https://www.nik.gov.pl/aktualnosci/nadzor-knf-nad-spolka-getback.html